Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen järjestäytymiskokous
1.9.2020 ##valkoinenneuvosto
Paikalla: Olli Pitkänen (puheenjohtaja), Hanna Jungman (sihteeri), Taru Heikkinen, Liisa Kujala, Anna Saarimaa, Mikko Nikkilä, Elias Jungman, Nienna Lagus, Janne Seppänen
1 Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 19.05.
2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
3 Sihteerin valinta
Valittiin kokouksen sihteeriksi Hanna Jungman.
4 Esityslistan hyväksyminen
Hyväksyttiin esityslista sellaisenaan.
5 Pöytäkirjan tarkastajien valinta
Valittiin kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi Liisa Kujala ja Elias Jungman.
6 Posti
Postissa ei ole tullut mitään erikoista.
7 Hallituksen järjestäytyminen
Hallituksen pestit jaettiin seuraavalla tavalla:
Puheenjohtaja: Olli Pitkänen
Varapuheenjohtaja: Taru Heikkinen
Sihteeri: Hanna Jungman
Rahastonhoitaja, jäsensihteeri, webmaster: Mikko Nikkilä
Miitti- ja turvallisuusvastaava: Nienna Lagus
Tapahtumavastaava: Miikka Uotila
Tiedottaja: Liisa Kujala
Tarvikevastaava: Anna Saarimaa
Paino- ja postitusvastaavat: Elias Jungman ja Hanna Jungman
Postilokerovastaava: Janne Seppänen
Hobittilan Sanomien päätoimittaja: Olli Pitkänen
Lisäksi valittiin hallituksen ulkopuolelta:
Myyntitavaravastaava: Katja Vihavainen
Arkiston- ja kirjastonhoitaja: Santeri Palin
Kuvastaja-raadin puheenjohtaja: Marianna Leikomaa
Päätettiin myöntää nimenkirjoitusoikeudet puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, sihteerille, rahastonhoitajalle ja miittivastaavalle.
8 Kokouskäytännöt
Päätettiin jatkossa pitää kokoukset Teamsissa. Kokouksia pidetään joka toinen kuukausi, ja kokouspäivä on pääsääntöisesti kokouskuukauden ensimmäinen tiistai.
Lisäksi hallituksen viestintään käytetään Messengeriä / WhatsAppia, sähköpostilistaa ja Konnun hallitushuonetta.
9 Miitit
Päätettiin järjestää syysmiitti jos osallistujia on tulossa eivätkä viranomaisohjeet kehota olemaan sellaista järjestämättä. Tehdään Käärmeeseen kysely, jossa voi alustavasti ilmoittaa halukkuudestaan osallistua.
Päätettiin järjestää vuosijuhlamiitti 1.-4.1. (vaihtoehtoisesti 7.- 10.1.) 2021. Nienna alkaa etsiä sopivaa miittipaikkaa, joka varataan ja perutaan tilanteen niin vaatiessa.
Päätetään kevätmiitistä ja ensi kesän The Miitistä myöhemmin.
10 Vuosijuhla
Järjestetään vuosijuhla 3.1.2021 joko vuosijuhlamiitissä, tai miitin peruuntuessa mietitään muita mahdollisia tapoja juhlistaa päivää.
11 Tilinkäyttöoikeudet
Yhdistyksen tilin käyttöoikeuksien haltijoiksi hallituskaudeksi 1.9.2020-31.8.2021 päätettiin Olli Pitkänen, Taru Heikkinen ja Mikko Nikkilä. Mikäli edellä mainituista poikkeavilla aiempien vuosien toimihenkilöillä vielä on käyttöoikeudet, ne poistettakoon. Valtuutettiin Mikko Nikkilä hoitamaan asiaa pankin kanssa yksin.
12 Myyntitavarat
Päätettiin käsitellä myyntitavara-asioita myöhemmin.
13 Muut esille tulevat asiat
Hobittilan sanomat täytyy postittaa. Seuraavaan numeroon tulee hallituksen jäsenten esittelyt, jotka tulee toimittaa Ollille. Anna kirjoittaa lyhyesti The Miitistä.
14 Tulevat kokoukset
Seuraava hallituksen kokous on tiistaina 3. marraskuuta klo 19 Teamsissa.
15 Kokouksen päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 21.35.