Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous 1/2020-21

Ti 3.11.2020 klo 19:00 Teamsissa

Paikalla: Olli Pitkänen (puheenjohtaja), Hanna Jungman (sihteeri), Taru Heikkinen, Elias Jungman, Liisa Kujala, Nienna Lagus, Mikko Nikkilä, Anna Saarimaa, Miikka Uotila

1 Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 19.05.

2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3 Esityslistan hyväksyminen

Hyväksyttiin kokouksen esityslista.

4 Posti

Postissa ei ole tullut mitään erikoista.

Sähköpostiin on tullut kutsu Unkarin Tolkien-seuran järjestämään Tolkien-aiheiseen postituskisaan, jonka englanninkieliseen Quendi-kategoriaan kutsutaan mukaan osallistujia eri maista. Liisa on tiedottanut asiasta Vihreässä Lohikäärmeessä ja seuran some-kanavilla.

Lisäksi sähköpostiin on tullut Helsingin keskustakirjasto Oodin ehdotus osallistumisesta Tolkien-lukupäivän ohjelmaan.

5 Aiemmin käsiteltyjä asioita

Vaalikokouksen ja hallituksen järjestäytymiskokouksen pöytäkirjat täytyy allekirjoittaa. Hoidetaan asia postitse. Lopuksi pöytäkirjat lähetetään Mikolle.

6 Miittisäännöt

Käytiin läpi miittisäännöt, jotka löytyvät seuran nettisivuilta.

Todettiin, että ”tapahtumavastaava” pitää muuttaa ”miittivastaavaksi”. Jollei miittivastaava pääse paikalle, täytyy nimetä varavastaava.

Muutetaan kohta teräaseista: ”Jos teräaseelle on perusteltu käyttötarkoitus, voi sellaisen ottaa mukaan, kunhan ilmoittaa siitä etukäteen miittivastaavalle.”

Muutetaan miittimaksukohta seuraavasti: ”Hallitus päättää miitin osallistumismaksusta. Maksu voi olla sama koko miittiajalle, tai eri maksu paikalla vietettävien öiden mukaan.” Lisätään maininta seuran jäsenille annettavasta hallituksen päättämästä alennuksesta. Lisäksi muutetaan The Miitin ja Vuosijuhlamiitin järjestäjien miittimaksuksi puolet osallistumismaksusta, ellei hallitus päätä toisin.

Selkeytetään päivävierailusääntöä. Päivävierailuhinta on 5 euroa. Lyhytaikainen vierailu, kuten kokoukseen osallistuminen, toimintaan tutustuminen tai muu lyhytaikainen vierailu on maksutonta.

Päätettiin selkeyttää miittien perhehintaa. Kaikki alle 3-vuotiaat pääsevät miittiin maksutta. Alaikäiset lapset pääsevät miittiin puoleen hintaan yhdistykseen kuuluvan vanhemman tai huoltajan mukana, jos lapset ovat yhdistyksen perhejäseniä.

Jos alaikäinen on luvattomasti paikalla, yritetään saada yhteys huoltajaan ja sopia toimintatavoista. Ellei huoltajaa tavoiteta, niin toimitaan lain mukaan.

7 Tulevat miitit

Vuosijuhlamiitti olisi 1.-4.1.2021 Kesärinteessä Tuusulassa. Vallitsevan pandemiatilanteen ja tammikuun alussa todennäköisesti edelleen voimassa olevien kokoontumisrajoitusten takia päätettiin perua miitti.

Päätettiin siirtää päätös kevätmiitin järjestämisestä seuraavaan kokoukseen.

8 Vuosijuhla

Ei järjestetä vuosijuhlaa, mutta pidetään juhla etänä. Ajankohta olisi 3.1. illalla (maljojen nosto klo 21).

Ideoimista ja käytännön järjestelyjä varten tehdään aiheesta topiikki Käärmeeseen ja palataan aiheeseen seuraavassa kokouksessa.

9 Vuosikokous

Sääntöjen mukaan vuosikokous täytyy järjestää tammikuun loppuun mennessä. Kokous voidaan pitää etänä tai sitä voidaan lykätä. Päätetiin järjestää vuosikokous etänä tiistaina 19.1.2021 klo 19.

Vuosikokousta varten tehdään toimintakertomus. Olli laittaa pohjan Driveen, jota kukin täydentää oman vastuualueensa mukaan marraskuun loppuun mennessä.

10 Tolkien-lukupäivä

Suvi Bergman Helsingin keskustakirjasto Oodista on ottanut seuraan yhteyttä Tolkien-lukupäivään liittyen, ja kyseli seuran halukkuutta osallistua päivän paneelikeskustelun järjestämiseen. Päätettiin ottaa kutsu paneelin järjestämisestä alustavasti vastaan. Miikka kyselee sopivilta ehdokkailta mahdollisuutta osallistua keskusteluun.

11 Myyntitavarat

Lähes kaikki paidat ja hupparit on postitettu ennakkotilaajille (pari tilaajaa haluaa odottaa miittiä). Ei toistaiseksi tilata lisää myyntitavaroita. Palataan asiaan keväällä.

12 Muut esille tulevat asiat

Verkkoyhteisö Konnun ja Tolkien-seuran sivut sijaitsevat tällä hetkellä WebFactionilla, joka lakkautetaan kesäkuuhun 2021 mennessä. Koska WebFactionin jatkaja ei ole Konnun ja Tolkien-seuran tarpeisiin sopiva, siirtyvät molemmat Opalstackiin. Siirto tapahtuu marraskuun aikana, ja sen ajaksi tulee jonkinmoinen katko Konnun palveluihin.

Miittitavarat ovat toistaiseksi vielä Annalla, mutta ne siirretään Rhosgobellalle.

Päätettiin postittaa Hobittilan Sanomat jäsenmaksulomakkeineen mahdollisimman pian kokouksen jälkeen. Jäsenmaksujen eräpäiväksi tulee 30.11.2020.

13 Tulevat kokoukset

Seuraava hallituksen kokous on tiistaina 1. joulukuuta klo 19 Teamsissa.

14 Kokouksen päätös

Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 21.00.