Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n vaalikokous
Aika: lauantai 7. elokuuta 2021 klo 14
Paikka: Mallinkaisten leirikeskus (Mallinkaisten rantatie 210, 14140 Janakkala)
Paikalla: Mia-Pia Asomäki, Taru Heikkinen, Lassi Hiilinen, Otso Hiilinen, Elias Jungman, Hanna Jungman, Ville Jungman, Susanna Keinänen, Liisa Kujala, Jenna Laakso, Nienna Lagus, Tapio Lainesalo, Mikko Nikkilä, Jaakko Pirinen, Olli Pitkänen, Lotta Raatikainen, Anna Saarimaa, Pekka Saarimaa, Kristiina Saarinen, Sonja Virta
1. Kokouksen avaus
Hallituksen varapuheenjohtaja Taru Heikkinen avasi kokouksen kello 14.00.
2. Kokouksen puheenjohtajan, sihteerin, pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Taru Heikkinen, sihteeriksi Sonja Virta ja pöytäkirjantarkastajiksi sekä ääntenlaskijoiksi Lotta Raatikainen ja Liisa Kujala.
3. Laillisuus ja päätösvaltaisuus
Yhdistyksen kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja paikalla on hallituksen jäsenten lisäksi myös yhdistyksen jäseniä, joten kokous todettiin päätösvaltaiseksi.
4. Työjärjestyksen hyväksyminen
Kokouksen esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.
5. Toimintasuunnitelman, tulo- ja menoarvion sekä jäsenmaksujen vahvistaminen kaudelle 2021–2022
Käytiin läpi kauden 2021–2022 toimintasuunnitelma (Liite 1) ja tulo- ja menoarvio (Liite 2). Toimintasuunnitelma hyväksyttiin muutoksin, ja tulo- ja menoarvio hyväksyttiin sellaisenaan.
Liittymis- ja jäsenmaksut kaudelle 2021–2022 vahvistettiin seuraavasti:
– Liittymismaksu 0 euroa
– Perusjäsenmaksu 20 euroa
– Perhejäsenmaksu 10 euroa
– Kannatusjäsenmaksu 50 euroa
6. Hallituksen puheenjohtajan valinta, hallituksen jäsenmäärä ja jäsenten valinta kaudelle 2021–2022
Hallituksen puheenjohtajaksi kaudelle 2021–2022 valittiin Olli Pitkänen.
Hallituksen jäsenmääräksi kaudelle 2021–2022 päätettiin 9 varsinaista jäsentä sekä 2 varajäsentä.
Varsinaiset jäsenet:
– Taru Heikkinen
– Elias Jungman
– Hanna Jungman
– Susanna Keinänen
– Liisa Kujala
– Nienna Lagus
– Mikko Nikkilä
– Anna Saarimaa
– Sonja Virta
Varajäsenet:
– Miikka Uotila
– Lotta Raatikainen
7. Toiminnantarkastajien määrä ja valinta kaudelle 2021–2022
Toiminnantarkastajien määräksi kaudelle 2021–2022 päätettiin 1 varsinainen toiminnantarkastaja sekä 1 varatoiminnantarkastaja.
– Varsinainen toiminnantarkastaja: Jaakko Pirinen
– Varatoiminnantarkastaja: Kristiina Saarinen
8. Kokouksen päätös
Kokouksen puheenjohtaja Taru Heikkinen päätti kokouksen kello 14.19.
Liite 1 (myös tiedostona)
Suomen Tolkien-seura Kontu ry
Toimintasuunnitelma kaudeksi 1.9.2021–31.8.2022
Tiedotus ja yhteistyö
Hobittilan Sanomat
Julkaistaan kolme Hobittilan Sanomat -tiedotuslehteä.
Ulkomaiset Tolkien-järjestöt
Pyritään pitämään yhteyttä joihinkin eurooppalaisiin Tolkien-järjestöihin ja erityisesti vastataan muualta tulleisiin yhteydenottoihin mahdollisuuksien mukaan.
Kuvastaja-palkinto
Jaetaan Kuvastaja-palkinto viime vuoden parhaalle suomalaiselle fantasiakirjalle Helsingin kirjamessuilla 28.10.2021.
Yhteistyökokous
Osallistutaan keväällä fantasia- ja scifi-järjestöjen yhteistyökokoukseen.
Tolkien-lukupäivä
Järjestetään yhdessä Helsingin keskustakirjasto Oodin kanssa ohjelmaa (ks. alla) ja tiedotetaan muita kirjastoja lukupäivästä.
Legolas
Kootaan Juhla-Legolasta julkaistavaksi seuran juhlavuoden kunniaksi syksyllä 2022 ja arvioidaan sen perusteella lehden tulevaisuutta.
Tapahtumat
Tolkien-lukupäivä ja -seminaari
Osallistutaan Helsingin keskustakirjasto Oodissa Tolkien-lukupäivänä perjantaina 25.3.2021 pidettävään Tolkien-tapahtumaan järjestämällä paneelikeskustelu. Järjestetään lauantaina 26.3.2021 Oodissa päivän mittainen Tolkien-seminaari, johon on kutsuttu suomalaisia Tolkien-tutkijoita.
Miitit
Järjestetään 3–4 miittiä tasaisesti vuoden aikana tautitilanteen salliessa. Aikatauluissa pyritään huomioimaan muut saman aiheiset tapahtumat (con-tapahtumakalenterista). Syysmiittiä varten on varattu 1.10–3.10 Mallinkaisten leirikeskus Janakkalasta. Vuosijuhlamiittiä varten on varattu Kesärinteen leirikeskus Tuusulasta 6.1.–9.1.2022. Kevätmiitti järjestetään maalis-huhtikuussa ja The Miitti kesä-elokuussa torstaista sunnuntaihin.
Kuukausitapaamiset
Smial Brandagamba järjestää kuukausitapaamisia Helsingissä.
Vuosijuhla
Vuosijuhlamiitin yhteydessä Kesärinteen leirikeskuksessa Tuusulassa järjestetään Seuran 30. vuosijuhla lauantaina 8. tammikuuta. Juhlavuoden kunniaksi kutsutaan paikalle vanhoja jäseniä ja järjestetään hieman juhlavampi tapahtuma.
Suomenlinna-piknik
Osallistutaan muiden fantasia- ja scifi-järjestöjen kanssa Suomenlinna piknikiin yhteisesti sovittuna ajankohtana.
Conit
Osallistutaan mahdollisuuksien ja jaksamisen mukaan coneihin järjestämällä ohjelmaa, tapaamisia tai pitämällä myyntipöytää.
Smial-toiminta
Kehittäminen
Pyritään tukemaan smial-toimintaa tarjoamalla smialeille tukea tapahtumien järjestämiseen ja uusille tai passivoituneille smialeille toiminnan aloittamiseen.
Omaisuus
Myyntitavarat
Myydään T-paitoja, badgeja ym. pääasiassa miiteissä ja coneissa, tarvittaessa myös postitse. Tilataan lisää haalarimerkkejä, jotka ovat loppuneet, ja harkitaan muiden myyntitavaroiden tilaamista.
Arkisto
Jatketaan arkiston kokoamista maltillisesti kiinnostavien uusien Tolkien-julkaisujen osalta.
Viiri
Tilataan Seuralle viiri järjestetyn suunnittelukilpailun pohjalta.
Liite 2