Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n tapahtumien säännöt
Seuran järjestämissä tapahtumissa vastuussa on Suomen Tolkien-seura Kontu ry. Seuran miittivastaava vastaa suurempien tapahtumien ennakkojärjestelyistä, tiedottamisesta sekä paikan päällä tapahtuman sujumisesta. Hän vastaa myös siitä, että paikalla on ensiaputaitoinen henkilö, joka on kaikkien osallistujien tiedossa. Jos miittivastaava ei pääse paikalle, hallitus voi myös nimittää Seuran jäsenen tai muun luotettavan henkilön vastuuseen. Miittivastaavaan saa tarvittaessa yhteyden sähköpostitse osoitteesta tapahtumavastaava@suomentolkienseura.fi.
1. Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n järjestämät tapahtumat noudattavat Suomen lakia.
2. Huumaavien aineiden sekä luvattomien teräaseiden tai muiden aseiden tuominen tapahtumiin on ehdottomasti kiellettyä.
3. Jos teräaseelle on perusteltu käyttötarkoitus, voi sellaisen ottaa mukaan, kunhan ilmoittaa siitä etukäteen miittivastaavalle.
4. Alkoholijuomien tuominen seuran järjestämiin tapahtumiin tai niiden nauttiminen seuran järjestämissä tapahtumissa on lähtökohtaisesti kielletty. Seuran järjestämä tapahtuma voi erityisestä syystä ja erillisellä hallituksen päätöksellä poiketa tästä säännöstä, tällöin alkoholijuomien vähäinen käyttö on sallittua. Säännöstä poiketaan myös, mikäli tapahtuma järjestetään paikassa, jossa on A-oikeudet ja järjestystä valvotaan paikan toimesta. Säännöistä poikkeamisesta kerrotaan aina ilmoittautumisen yhteydessä eikä tapahtumaa voi muuttaa päihteelliseksi enää ilmoittautumisen alettua. Jos alkoholijuomien vähäinen käyttö on tapatumassa sallittua, jokaisella alaikäisellä tulee olla tapahtumassa mukana joko huoltaja tai nimetty vastuuhenkilö, joka vastaa alaikäisen turvallisuudesta miitissä.
Hallitus vastaa siitä, että säännöllisesti järjestettävät, yön yli kestävät leirimuotoiset tapahtumat (ns. ”miitti”) ovat pääosin alkoholittomia.
5. Tupakointi tapahtuu ainoastaan sille erikseen varatulla paikalla.
6. Yleisiä käyttäytymissääntöjä ja tapahtuman järjestäjien antamia ohjeita on noudatettava.
7. Tapahtumapaikan tai leirikeskuksen tiloja ja omaisuutta on kohdeltava huolella niitä vahingoittamatta.
8. Järjestäjät eivät ota vastuuta osallistujien tahallaan aiheuttamista vahingoista tapahtumapaikalle tai toisilleen. Jokainen osallistuja vastaa itsestään.
9. Kaikki arvotavarat (kännykät, korut, kannettavat tietokoneet ym.) tuodaan paikalle omalla vastuulla.
10. Jos osallistuja kärsii allergiasta tai sairaudesta, joka pitäisi ottaa hänen tai yleisen turvallisuuden takia huomioon, on asiasta ilmoitettava tapahtuman järjestäjille.
11. Jokainen osallistuja on velvollinen osallistumaan miittipaikan siivoukseen ja muihin tapahtuman järjestämiseen liittyviin töihin. Tapahtuman järjestäjä vastaa tehtävien tasapuolisesta jaosta, mutta voi vapauttaa tehtävistä esimerkiksi terveydellisistä syistä. Mikäli tehtävää on osallistujamäärään nähden vähän, voi järjestäjä vapauttaa siitä myös Seuran eteen muuta työtä tekevät kuten hallituksen jäsenet.
Osallistuminen ja maksut
12. Seuran tapahtumat ovat lähtökohtaisesti kaikille avoimia, eikä Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n jäsenyyttä tai rekisteröitymistä Vihreään Lohikäärmeeseen vaadita. Mahdolliset rajoitukset mainitaan erikseen.
13. Kaikkien yön yli kestävien tapahtumien ikäraja on 15 vuotta. Alle 15-vuotias voi osallistua tapahtumaan vanhemman, huoltajan tai muun aikuisen seurassa huoltajan luvalla. Alaikäisen on ilmoittautumisen yhteydessä kerrottava myös huoltajan yhteystiedot.
14. Hallitus/järjestävä tiimi päättää tapahtumien osallistumismaksusta. Osallistumismaksu voi olla sama koko tapahtuman ajalle tai eri maksut paikalla vietettävien öiden mukaan. Seuran jäsenet saavat hallituksen päättämän alennuksen maksusta. The Miitin ja Vuosijuhlamiitin (ja sovittaessa muiden tapahtumien) järjestäjät maksavat puolet osallistumismaksusta, jollei hallitus toisin päätä.
15. Yön yli kestävissä maksullisissa tapahtumissa saa vierailla lyhyesti ilmaiseksi, esimerkiksi tutustumassa toimintaan tai osallistumassa kokoukseen. Mahdolliset rajoitukset mainitaan erikseen. Vierailusta on ilmoitettava etukäteen. Pidemmästä vierailusta veloitetaan päivävierailumaksu.
16. Vanhemman tai huoltajan seurassa yön yli kestävään tapahtumaan tulevat alaikäiset lapset pääsevät puoleen hintaan, mikäli vanhempi tai huoltaja on Seuran jäsen ja lapset ovat perhejäseniä. Kaikki alle kolmevuotiaat pääsevät yön yli kestävään tapahtumaan ilmaiseksi. Myös alle kolmevuotiaat lapset on ilmoitettava osallistujiksi.
Seuraamukset
17. Miittivastaavalla/tapahtuman järjestäjällä tai hänen nimittämällään henkilöllä on oikeus poistaa tapahtumasta henkilö, joka käyttäytyy tahallisesti muita kohtaan häiritsevästi ja loukkaavasti tai vahingoittaa muiden osallistujien tai leirikeskuksen omaisuutta tai aiheuttaa vaaraa muille osallistujille tai omaisuudelle. Jos alaikäinen tapahtumaan osallistuja joudutaan lähettämään kotiin kesken tapahtuman, siitä ilmoitetaan hänen vanhemmilleen tai holhoojilleen, jotka vastaavat myös siitä johtuvista kustannuksista. Seuralla on myös oikeus evätä sopimattomasti käyttäytyneen henkilön pääsy tuleviin tapahtumiin.
18. Mikäli alaikäinen osanottaja ei ole etukäteen toimittanut huoltajan yhteystietoja tai käy ilmi, että hänellä ei ole huoltajan lupaa osallistua tapahtumaan, pyritään ensimmäisenä saamaan yhteys ko. osanottajan huoltajaan. Mikäli huoltaja tällöin on suostuvainen jättämään lapsensa tapahtumaan, saa tämä jäädä tapahtumaan. Mikäli huoltaja ei kuitenkaan tähän suostu, sovitaan hänen kanssaan mahdollisuuksien mukaan, kuinka toimitaan. Osanottaja voidaan tämän jälkeen toimittaa esimerkiksi lähimmälle juna-asemalle tai muuhun vastaavaan paikkaan.
19. Tapahtumassa kiellettyjä päihteitä hallussaan pitävä tai niitä nauttiva henkilö poistetaan tapahtuma-alueelta. Mikäli alkoholi on sallittu, voidaan häiritsevästi käyttäytyvä, päihtynyt henkilö poistaa tapahtuma-alueelta.
20. Jälkiseuraamukset sääntöjen rikkomuksista ovat harkinnanvaraisia ja tapauskohtaisia, toistuvista rikkomuksista seuraa kielto osallistua seuran tapahtumiin. Seuraamuksista päättää Seuran hallitus.
Ilmoittautuminen ja maksukäytäntö
21. Keskustelualue Vihreässä Lohikäärmeessä Yhdistyksen tapahtumat -osiossa sekä Seuran verkkosivuilla ilmoitetaan hyvissä ajoin tulevasta tapahtumasta.
22. Ilmoittautuminen tapahtuu Vihreän Lohikäärmeen tapahtumailmoituksessa mainitulla tavalla ja alkaa määrättynä päivänä. Mahdollisen osallistumismaksun eräpäivä on kahden (2) viikon päästä ilmoittautumisesta tai erikseen mainittuna eräpäivänä.
23. Eräpäivän jälkeen perutusta osallistumisesta veloitetaan täysi hinta. Viimeistään eräpäivänä osallistumisensa voi perua vapaasti.
24. Mikäli osallistuja ei maksa osallistumismaksua ajallaan, ei hänellä ole oikeutta osallistua tapahtumaan. Hänellä ei ole myöskään oikeutta ilmoittautua Seuran tuleviin tapahtumiin ennen kuin maksamatta jätetty maksu on maksettu. Jos maksut jäävät toistuvasti maksamatta, Seuran hallitus voi asettaa henkilölle kiellon osallistua seuran tapahtumiin.
25. Seuran tapahtumien osallistumismaksut suoritetaan seuran tilille ja tarvittavat maksutiedot kerrotaan ilmoittautumisohjeissa. Saajaksi merkitään Suomen Tolkien-seura Kontu ry.
Hyväksytty vuosikokouksessa 2025.