Tervetuloa Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n vaalikokoukseen lauantaina 15.7.2017 kello 14.00 Lapjärven leirikeskukseen (Lapjärventie 390, 49660 Pyhältö), jossa samaan aikaan pidetään nelipäiväinen The Miitti. Kokouksessa käsitellään sääntömääräisten asioiden kuten uuden hallituksen valinnan ja toimintapapereiden hyväksymisen lisäksi uusien kunniajäsenten kutsuminen seuraan. Pelkkään kokoukseen osallistuminen ei edellytä The Miittiin ilmoittautumista. Mikäli haluaisit osallistua kokoukseen etänä, ota yhteyttä tapahtumavastaaviin (tapahtumavastaava@suomentolkienseura.fi).

Katso alta esityslista sekä taustatietoa hallitukseen pyrkimisestä ja kunniajäsenten kutsumisesta!

Esityslista (vaalikokous la 15.7.2017)

1.   Kokouksen avaus
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet seuraavalle jäsenkaudelle 01.09.2017–31.08.2018
6. Valitaan hallituksen puheenjohtaja, päätetään hallituksen jäsenten määrästä ja valitaan hallituksen jäsenet kaudelle 01.09.2017–31.08.2018
7. Päätetään toiminnantarkastajien ja varatoiminnantarkastajien määrästä ja valitaan toiminnantarkastajat ja varatoiminnantarkastajat kaudelle 01.09.2017–31.08.2018
8. Päätetään uusien kunniajäsenten kutsumisesta
9. Kokouksen päätös

Hallitukseen pyrkiminen: Ilmoita mielenkiinnostasi pyrkiä hallitukseen joko paikan päällä tai etukäteen puheenjohtajalle sähköpostitse (puheenjohtaja@suomentolkienseura.fi)! Viestissä kannattaa kertoa ainakin nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja vaikkapa lyhyt kuvaus itsestäsi, ja miksi haluaisit hallitukseen. Hallitukseen voi pyrkiä vaikka ei olisi kokouksessa paikalla. Alaikäisyyskään ei ole este, mutta yhdistyslain mukaan hallituksen jäsenen tulee olla 15 vuotta ja puheenjohtajan 18 vuotta. Jos haluaa vain tutustua järjestötoimintaan, tarjolla on myös varajäsenen pestejä, jolloin on helppo seurata hallituksen toimintaa ja halutessaan toki tehdä pieniä tai isojakin käytännön asioita. Katso lisää infoa hallitustehtävistä Vihreän Lohikäärmeen Tiedotteet-huoneeseen kesäkuun aikana lisättävästä keskustelusta!

Uudet kunniajäsenet: Hallitus esittää, että seuran 25-vuotisjuhlavuoden johdosta kunniajäseniksi kutsutaan Mikael Ahlström ja Alice Martin. Ahlström ja Martin ovat seuran kunniajäsensääntöjen mukaisesti huomattavasti edistäneet ja tukeneet yhdistyksen toimintaa tai tarkoitusta. Mikael Ahlström on seuran perustajajäseniä ja hänellä oli keskeinen rooli seuran perustamisessa ja alkutaipaleella – ilman häntä seuraa ei välttämättä olisi olemassa! Ahlström on myös kääntänyt ja toimittanut Tolkieniin liittyviä teoksia. Alice Martin on tehnyt lukuisia laadukkaita Tolkien-runokäännöksiä n. 15 viime vuoden aikana esimerkiksi teoksiin Tom Bombadilin seikkailut, Húrinin lasten tarina sekä viimeisimpänä Kullervon tarina.

Ks. lisää kunniajäsenyydestä sääntöjen kohdista §3, §5 ja §9.

Kutsu Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n vuosikokoukseen

 Aika: Lauantai 17.12.2016 klo 13.00.
Paikka: Rikhardinkadun kirjaston lukusali (Rikhardinkatu 3, 00130 Helsinki. Lukusali sijaitsee kirjaston 2. kerroksessa pääkäytävän päässä)
http://www.helmet.fi/fi-FI/Kirjastot_ja_palvelut/Rikhardinkadun_kirjasto/Yhteystiedot

Vuosikokouksessa käsitellään toimikauden 1.9.2015–31.8.2016 tilinpäätös ja vuosikertomus sekä toimikauden 1.9.2015–31.8.2016 hallituksen vastuuvapaus. Lisäksi käsitellään hallituksen esittämät sääntömuutokset. Jokaisella varsinaisella seuran jäsenellä ja kunniajäsenellä on yksi ääni. Kannattajajäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus.

Vuosikokouksen esityslista

1. Kokouksen avaus
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen
5. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto
6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. Muut kokouskutsussa mainitut asiat
   7.1. Sääntömuutokset, §1: seuran ruotsinkielinen nimi (ks. alla)
   7.2. Sääntömuutokset, §9: vuosi- ja vaalikokousten ajankohta (ks. alla)
8. Kokouksen päättäminen

Sääntömuutokset

 Sääntöjen muuttamiseen tarvitaan vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistö annetuista äänistä. Tämänhetkiset säännöt voit lukea kokonaisuudessaan osoitteesta: http://suomentolkienseura.fi/yleista/saannot/

7.1. Sääntömuutokset, §1: seuran ruotsinkielinen nimi
Hallitus esittää vuosikokoukselle sääntöjen muuttamista siten, että §1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka -otsikon alla oleva kohta:

• Yhdistyksen nimi on Suomen Tolkien-seura Kontu ry, ruotsiksi Kontu Tolkiensällskapet i Finland rf. Kansainvälisissä yhteyksissä voidaan käyttää epävirallista nimeä The Finnish Tolkien Society Kontu ja sen kotipaikka on Helsinki. [lihavointi lisätty]

muutetaan muotoon:

• Yhdistyksen nimi on Suomen Tolkien-seura Kontu ry, ruotsiksi Finlands   Tolkiensällskap Kontu rf. Kansainvälisissä yhteyksissä voidaan käyttää epävirallista nimeä The Finnish Tolkien Society Kontu ja sen kotipaikka on Helsinki. [lihavointi lisätty]

7.2. Sääntömuutokset, §9: vuosi- ja vaalikokousten ajankohta
Hallitus esittää vuosikokoukselle sääntöjen muuttamista siten, että §9. Yhdistyksen kokoukset -otsikon alla oleva kohta:

• Yhdistyksen vuosikokous pidetään marras-joulukuussa ja vaalikokous kesä-elokuussa hallituksen määräämänä päivänä. [lihavointi lisätty]

muutetaan muotoon:

• Yhdistyksen vuosikokous pidetään tammikuun loppuun mennessä ja vaalikokous elokuun loppuun mennessä hallituksen määräämänä päivänä. [lihavointi lisätty]

Aika: lauantaina 2.8.2014 klo 14.00

Paikka: Lapjärven leirikeskus Miehikkälässä (Lapjärventie 390, 49760 Suur-Miehikkälä)

Vaalikokouksessa käsitellään sääntömääräiset asiat:

● Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo­ ja menoarvio sekä liittymis­ ja jäsenmaksujen suuruudet jäsenkaudelle 1.9.2014–31.8.2015.

● Valitaan hallituksen puheenjohtaja, päätetään hallituksen jäsenten määrästä ja valitaan hallituksen jäsenet toimikaudelle 1.9.2014–31.8.2015.

● Päätetään toiminnantarkastajien ja varatoiminnantarkastajien määrästä ja valitaan toiminnantarkastajat ja varatoiminnantarkastajat toimikaudelle 1.9.2014–31.8.2015.

Ota yhteyttä tapahtumavastaavaan, mikäli haluaisit olla etänä kokouksessa paikalla. Tätäkin voidaan tarvittaessa järjestää! Jos et pääse paikalle, mutta haluat pyrkiä hallitukseen, laitathan siitä sähköpostia puheenjohtajalle (puheenjohtaja@suomentolkienseura.fi). Viestissä kannattaa kertoa ainakin nimi ja vaikkapa lyhyt kuvaus itsestäsi, miksi haluaisit hallitukseen. Alaikäisyyskään ei ole este, mutta yhdistyslain mukaan hallituksen jäsenen tulee olla 15 vuotta ja puheenjohtajan 18 vuotta. Jos haluaa vain tutustua järjestötoimintaan, tarjolla on myös varajäsenen pestejä, jolloin on helppo seurata hallituksen toimintaa ja halutessaan toki tehdä pieniä käytännön asioitakin.

Aika: perjantai 19.7.2013 klo 17.00
Paikka: Lapjärven leirikeskus Miehikkälässä (Lapjärventie 390)

Vaalikokouksessa käsitellään sääntömääräiset asiat:

• Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet jäsenkaudelle 1.9.2013–31.8.2014.
• Valitaan hallituksen puheenjohtaja, päätetään hallituksen jäsenten määrästä ja valitaan hallituksen jäsenet toimikaudelle 1.9.2013–31.8.2014.
• Päätetään toiminnantarkastajien ja varatoiminnantarkastajien määrästä ja valitaan toiminnantarkastajat ja varatoiminnantarkastajat toimikaudelle 1.9.2013–31.8.2014.

Aika: 2.3.2013 klo 16.

Paikka: Hämeenkosken leirikeskuksessa yhdistyksen kevätmiitin yhteydessä osoitteessa Pyyhtiäntie 150, 16800 Hämeenkoski.

Kokouksessa valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja kuluvalle kaudelle (koska unohdimme sen vaalikokouksessa, hupsista).

Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n vuosikokous järjestetään lauantaina 8.12.2012 klo 13–15 yhdistyksen pikkujoulumiitin yhteydessä Rismalahden partiomajalla (Rismalahti 23, 17200 Asikkala). Käsitellään sääntömääräiset asiat: esitellään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto, päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä kauden 1.1.–31.8.2012 hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille, sekä päätetään PRH:n esittämistä sääntömuutoksen korjausehdotuksista.