Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous 2/2021-2022
Ma 15.11.2021 klo 19
Zoomissa
Paikalla: Olli Pitkänen, Taru Heikkinen, Sonja Virta, Hanna Jungman, Elias Jungman, Susanna Keinänen, Anna Saarimaa, Mikko Nikkilä, Nienna Lagus, Miikka Uotila (liittyi klo 19.43).
1.Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 19
2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus
Yli puolet hallituksesta on paikalla, olemme laillisia ja päätösvaltaisia
3. Sihteerin valinta
Taru Heikkinen toimii sihteerinä.
4. Esityslistan hyväksyminen
Hyväksytty esityslista.
5. Posti
Tullut Hobsanin lasku sekä muistutusmaksuja tästä. Pari kulukorvausta tullut myös rahastonhoitajalle, nämä maksettu.
6. Aiemmin käsiteltyjä asioita
Olli on löytänyt vuosijuhlaa varten yhteystietoja entisistä puheenjohtajista/ kunniajäsenistä. Pauli Vinnin yhteystiedot puuttuu/ ei löytynyt. Niille, jotka eivät ole seuran jäseniä pitäisi lähettää kutsut Vuosijuhlaan piakkoin.
7. Tulevat miitit
–Kevätmiitti on varattu. 8.-10.4.2022, Särsjärven leirikeskus.
–Anna selvittää The Miitille aikaa ja paikkaa. Yritetään ensisijaisesti Särsjärven leirikeskusta 21.–24.7. tai 28.-31.7.2022.
Pohdittiin vastuuvapautuskaavaketta, mitä sille tehtäisiin jatkossa.
Alaikäisiä, jotka tulevat miittiin ilman huoltajaa, on todella vähän. Miittivastaavan puhelinnumeron muuttelu kaavakkeeseen (riippuen kuka on vastaavana) tuntui hankalalta. Sähköisessä kaavakkeessa ongelmana on se, että sähköinen allekirjoitus voi olla vaikeampi toteuttaa. Jätettiin asia vielä mietintään.
8. Viiri
–Viiristä on kaksi tarjousta. Viirin koko 40cm x 400cm.
- Helsingin lipputehdas: tarjous 72e + toimituskulut 18,6e. (sis.alv).
Toimitus 6vkoa tilauksesta
- Aitoon lipputehdas: tarjous 163e + toimituskulut (sis.alv)
Toimitus 12 työpäivää vedoksen hyväksymisestä
Olli kysyy väreistä viirin suunnitelleelta Lotta Raatikaiselta.
Olli selvittää viirin vektoripiirtämistä.
Valitaan 1. ja halvempi tarjous Helsingin lipputehtaalta.
9. Vuosikertomus
– Nienna kirjoittaa miiteistä, turvallisuussuunnitelmasta ja ea-laukusta.
– Mikko kirjoittaa jäsenmääristä.
– Hanna kirjoittaa hallituksesta ja kokouksista
– Olli kirjoittaa etätapahtumista (viime vuosijuhla, Tolkien reading day) sekä yhteistyötapaamisesta
– Miikka kirjoittaa Morelin toiminnasta ja muista mahdollisista tapahtumista yhteistyötahojen kanssa, jos niitä on ollut
– Liisa kirjoittaa Tolkien uutisista ja muista asioista, joista tiedotettu
Deadline 6.12.2021.
Tekstit toimitetaan Ollille.
10. Myyntitavarat
Kangasmerkit:
Merkillinen.fi yrityksellä merkki (halkaisija 80mm) joka kustantaa seuraavasti:
- 50kpl/ 1,98ekpl
- 100kpl/1,26ekpl
Kokonaistoimitusaika 3-5vkoa.
Tilataan 100kpl kutakin mallia:
- Lumihiutale- merkki
- Viirin kuvasta haalarimerkki
- Monogrammi-merkki: muokataan tästä juhlavuoden merkki.
- Muutetaan merkin tekstiä juhlavuoteen sopivaksi. ”Kolme vuosikymmentä Keski-maassa.” ja muutetaan valkoinen osuus kullan väriseksi.
Olli kysyy Lotalta voisiko viirin kuvasta saada 80 mm halkaisijaltaan olevan kuvan merkkiä varten. Olli kysyy myös monogrammi- merkin muokkauksesta onnistuisiko se.
Kun merkkien kuvat selvillä, niin Susanna hoitaa tilausasiaa.
Muut tavarat:
Tilattu viimeksi porukkapaita.fi nimisestä paikasta huppareita.
Heillä todennäköisesti meidän kuvamme valmiina. Samalla yrityksellä paljon muitakin tuotteita.
Selvitetään heijastimia tältä firmalta: Toimitusaika 3vkoa.
Hanna pyytää tarjouspyynnön prismaheijastimesta ja jousiheijastimesta.
Vaalea pohja ja tumma teksti.
11. Muut esille tulevat asiat
– Susanna selvittää postilokerolle uudelleenohjausasiaa, jotta laskut eivät olisi myöhässä.
– Vuosijuhlan menun suunnittelu edistyy, Vuosijuhlamiitin suunnittelutiimillä seuraava kokous 28.11.
– Toimitetaan käteiskassa nykyiselle rahastonhoitajalle.
– Hobittilan sanomat täytyy lähettää pian: Olli koostaa.
– Kutsut Vuosijuhlaan ja Vuosikokoukseen.
– Jäsenmaksujen muistutus
– Kevätmiitin aika ja paikka
– Viirikilpailun tulokset
– Seminaaritiimi kirjoittaa lyhyen jutun seminaarista ja lähettää Ollille.
Seuraava kokous 7.1.2022 klo 19.
12. Kokouksen päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21.10.