Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous 1/21-22
Zoomissa maanantaina 23.8.2021 klo 19
Paikalla: Olli Pitkänen, Taru Heikkinen, Hanna Jungman, Elias Jungman, Liisa
Kujala, Mikko Nikkilä, Miikka Uotila, Sonja Virta, Susanna Keinänen, Nienna Lagus, Anna Saarimaa
- Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 19.05
- Laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
- Sihteerin ja pöytäkirjantarkistajien valinta
Valittiin kokouksen sihteeriksi Taru Heikkinen
Valittiin kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi Liisa Kujala ja Sonja Virta
- Esityslistan hyväksyminen
Hyväksyttiin esityslista sellaisenaan.
- Posti
Postipäivitys 19.8:
The Miitin leirikeskuksen vuokran lasku, lasku toimitettu rahastonhoitajalle.
- Hallituksen järjestäytyminen
Puheenjohtaja: Olli Pitkänen
Varapuheenjohtaja: Taru Heikkinen
Sihteeri: Sonja Virta
Rahastonhoitaja ja postilokerovastaava: Susanna Keinänen
Jäsensihteeri: Hanna Jungman
Webmaster: Mikko Nikkilä
Miitti- ja turvallisuusvastaava: Nienna Lagus
Miitti- ja tarvikevastaava: Anna Saarimaa
Tapahtumavastaava: Miikka Uotila
Tiedottaja: Liisa Kujala
Paino- ja postitusvastaava: Elias Jungman
Hobittilan Sanomien päätoimittaja: Olli Pitkänen
Legolaksen päätoimittaja: Sonja Virta
Lisäksi valittiin hallituksen ulkopuolelta:
Postilokerovastaava: Janne Seppänen
Myyntitavaravastaava: Katja Vihavainen
Arkiston- ja kirjastonhoitaja: Katja Vihavainen
Kuvastaja-raadin puheenjohtaja: Marianna Leikomaa.
Päätettiin myöntää nimenkirjoitusoikeudet puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, sihteerille, rahastonhoitajalle, webmasterille ja miittivastaaville.
- Hallituksen yhteydenpito
Päätettiin jatkossa pitää kokoukset etänä Zoomissa tai vastaavassa. Etäkokouksien lisäksi voidaan pitää kokouksia miittien yhteydessä. Kokouksia pidetään joka toinen kuukausi, tarvittaessa useammin.
Kokousten pöytäkirjanpidon vuoro kiertää hallituksen jäsenten kesken.
Lisäksi hallituksen viestintään käytetään WhatsAppia, sähköpostilistaa ja Konnun hallitushuonetta.
- Miitit
Syysmiitille varattu Mallinkaisten leirikeskus 1.-3.10.2021.
Päätettiin pitää syysmiitti suunnitelmien mukaan, alueelliset koronarajoitukset huomioiden.
- Vuosijuhla
Vuosijuhlamiitille on varattu Kesärinteen leirikeskus Tuusulassa 6.1 – 9.1.2022
Seuran vuosijuhla pidetään vuosijuhlamiitin yhteydessä.
Vuosijuhlan järjestäjätiimi: Taru Heikkinen, Anna Saarimaa, Susanna Keinänen ja Olli Pitkänen. Tiimi kokoontuu erikseen suunnittelemaan vuosijuhlaa.
- Tilinkäyttöoikeudet
Yhdistyksen tilin (Nordea FI95 2001 1800 0427 42) käyttöoikeuksien haltijoiksi hallituskaudeksi 1.9.2021-31.8.2022 päätettiin Olli Pitkänen (xxxxxx-xxxx), Taru Heikkinen (xxxxxx-xxxx), Hanna Jungman (xxxxxx-xxxx) ja Susanna Keinänen (xxxxxx-xxxx). Mikäli edellä mainituista poikkeavilla aiempien vuosien toimihenkilöillä vielä on käyttöoikeudet, ne poistettakoon. Valtuutettiin Susanna Keinänen hoitamaan asiaa pankin kanssa yksin.
- Myyntitavarat
Myyntitavarat ovat tällä hetkellä Joutsenossa Katja Vihavaisella lukuun ottamatta muutamia huppareita, jotka ovat Hanna Jungmanilla.
Olli Pitkänen selvittää kangasmerkkien tilausta (olemassa olevista malleista).
Selvitellään juhlavuodelle omaa kangasmerkkiä. Pyritään tekemään uusia badgeja syysmiitissä.
Tolkien-seuran flyereitä tullaan tarvitsemaan kevään seminaariin.
- Muut esille tulevat asiat
Päätetään seuran viiristä seuraavassa hallituksen kokouksessa.
Seuraavassa hallituksen kokouksessa keskustellaan myös juhlavuoden Legolaksesta.
Tulevaisuudessa seuran hallituksen kokouksissa pyritään käsittelemään Kuvastaja-raadin työn etenemistä säännöllisesti.
Olli Pitkänen ottaa seuraavan Hobsanin työn alle. Hallituksen jäsenten täytyy kirjoittaa esittelyt itsestään seuraavaa HobSania varten.
- Tulevat kokoukset
Pidetään seuraava kokous syysmiitissä 2.10.2021 klo 14.
- Kokouksen päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21.