Suomen Tolkien-seura Kontu ry:n hallituksen kokous 1/2021-22
La 2.10.2021 klo 14:00
Mallinkaisten leirikeskus, Janakkala, sekä Zoomissa

Paikalla: Taru Heikkinen (puheenjohtaja), Sonja Virta (sihteeri), Elias Jungman, Hanna Jungman, Susanna Keinänen, Nienna Lagus, Mikko Nikkilä, Lotta Raatikainen, Anna Saarimaa, Olli Pitkänen (kohdasta 7 eteenpäin).

1. Kokouksen avaus

Varapuheenjohtaja Taru Heikkinen avasi kokouksen klo 14.11.

2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Sihteerin valinta

Valittiin sihteeriksi Sonja Virta

4. Esityslistan hyväksyminen

Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

5. Posti

Janne Seppänen on käynyt hakemassa postin 6.9. (tiliote, Amon Hen & Tähtivaeltaja) ja 16.9. (Medlemsbladet).

6. Aiemmin käsiteltyjä asioita

Tilinkäyttöoikeudet on päivitetty, verkkopankkitunnukset tulevat Susannalle pian.

Nimenkirjoittajat on ilmoitettu PRH:lle.

Hobittilan Sanomat on lähetetty.

7. Miitit ja vuosijuhla

Vuosijuhlamiitin paikan eli Kesärinteen vuokra on 3 vuorokaudelta 960 €. Päätettiin vuosijuhlamiitin maksut seuraavasti

3 yötä (sis. vuosijuhla)
– jäsenet 40 €
– ei-jäsenet 45 €

2 yötä (sis. vuosijuhla)
– jäsenet 30 €
– ei-jäsenet 35 €

Pelkkä vuosijuhla: 10 €

Koska kyseessä on 30-vuotisvuosijuhla, voi seura kustantaa hiukan ekstraa vuosijuhlamaksujen lisäksi. Vuosijuhlan järjestäjätiimi kokoontuu kokouksen jälkeen suunnittelemaan vuosijuhlaa.

Kevätmiitin paikaksi kysytään Särsjärveä ajalle pe 8.4- su 10.4. Kakkosvaihtoehtona säädetään ajankohtaa.

Keskusteltiin uusista mahdollisista miittipaikoista.

8. Viiri

Vaihtoehto 3 eli Hobittiovi oli viiriäänestyksen voittaja. Todettiin, että viiriehdotus sopii myös yhdistyksen nimeen. Päätettiin valita kyseinen ehdotus yhdistyksen viiriksi. Ehdotuksen tekijä oli Lotta Raatikainen.

Olli selvittää, mistä viirin voisi tilata ja millä hinnalla.

9. Juhla-Legolas

Keskusteltiin, tehdäänkö Juhla-Legolas värillisenä vai mustavalkoisena. Päädyttiin mustavalkoiseen mm. värillisen sisällön vähyyden takia, mutta Sonja selvittää, saako lehteen esim. värillisen kannen tai värillisen paperin kansilehdeksi.

10. Myyntitavarat

On vielä epäselvää, voiko juhlaseminaarissa myydä tavaroita, mutta flaijereita siellä ainakin voisi olla jaossa.

On ehdotettu, että esim. kerran vuodessa olisi postimyynti. Tällöin pitäisi olla vähimmäistilausmäärä. Kaupanpäällisiksi voisi laittaa vanhoja badgeja.

Uusia myyntitavaraehdotuksia: Kontu-sukat (varvassukkia ja tavallisia), tyynyliinoja (näitä on tehty aiemmin seulalla itsetehdyllä sabluunalla), tuubihuivi, pipo.

Tällä hetkellä myyntitavaroista badgeja on laatikollinen, värityskirjoja kohtuullisesti, kangasmerkit ovat loppu, t-paitoja (uusia ja vanhoja) on epämääräinen läjä. Kangasmerkkejä halutaan tilata lisää, Olli selvittää asiaa. Hanna selvittää, mistä yrityksestä paitoja ja huppareita viimeksi tilattiin.

On myös olemassa yritys, joka myy netissä järjestön kuviolla tavaroita, mutta järjestö itse ei saa tästä rahaa. Jätetään ajatus hautumaan.

11. Muut esille tulevat asiat

Kuvastaja-raati on työskennellyt ahkerasti, hyviä kirjoja on paljon. Kuvastaja-voittaja on valittu ja se julkistetaan Helsingin Kirjamessuilla to 28.10. klo 13.

Pohdittiin pitkäaikaisten jäsenten pyöreiden syntymäpäivien muistamista. Syntymäaikoja ei ole jäsenrekisterissä, mutta miitti-ilmoittautumisissa on. Todettiin, että muistetaan 50 ja 60 vuotta täyttäviä aktiiviosallistujia, jotka vaikuttavat seurassa (ei tarvitse olla hallituksessa), ja joitten syntymäpäivä on miitin lähellä, esim. samassa kuussa. Miittivastaavan pitäisi katsoa ennen miittiä ilmoittautumisista 50- tai 60-syntymäpäivät ja tarkistaa tilanne hallitukselta. Vaihtoehtoisesti vuosijuhlassa tai jossain muussa miitissä kaikki aktiivijäsenet, jotka ovat täyttäneet 50 tai 60 vuotta, palkitaan. Lahjan hinta on n. 20 €. Jos aktiivijäsen täyttää 111, niin annetaan isompi lahja.

12. Tulevat kokoukset

Seuraava kokous ma 15. marraskuuta klo 19.

Sitä seuraava kokous vuosijuhlamiitissä tammikuussa 2022.

13. Kokouksen päätös

Varapuheenjohtaja Taru Heikkinen päätti kokouksen klo 15.19.