Ma 28.2.22 klo 19 Zoomissa

Paikalla: Olli Pitkänen (puheenjohtaja), Taru Heikkinen, Elias Jungman, Liisa Kujala, Nienna Lagus, Mikko Nikkilä, Lotta Raatikainen, Anna Saarimaa, Miikka Uotila, Sonja Virta (sihteeri), Susanna Keinänen (kohdasta 7. eteenpäin)

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Olli Pitkänen avasi kokouksen klo 19.05.

2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Sihteerin valinta

Kokouksen sihteeriksi valittiin Sonja Virta.

4. Esityslistan hyväksyminen

Hyväksyttiin esityslista sellaisenaan.

5. Posti

Postiin oli tullut Medlemsbladet, Hobittilan Sanomien lasku, syysmiitin lasku sekä joulukuun tiliote.

6. Aiemmin käsiteltyjä asioita

Viiri, kangasmerkit ja heijastimet on hankittu ja haettu. Viiri ja heijastimet ovat Hanna Jungmanilla, kangasmerkit Susanna Keinäsellä.

Miikka Uotila edusti seuraa yhteistyökokouksessa.

Susanna on saanut pankkitilin käyttöoikeudet.

7. Tulevat miitit

Miehikkälän Lapjärvi on varattu The Miittiin. Keskusteltiin miittipaikoista. The Miitin miittitiimissä on Anna Saarimaa ja Taru Heikkinen, ja Nova varmaankin saadaan mukaan. Nienna Lagus ei päässe The Miittiin. Anna laittaa Vihreään lohikäärmeeseen tiedon, että miittitiimi tarvitsee jäseniä. Susanna Keinänen voi edelleen olla mukana vuosijuhlatiimissä.

Syysmiittiä voisi alkaa miettiä seuraavassa kokouksessa.

8. Seminaari

Seminaaritiimi kokousti Oodi-kirjaston kanssa viime viikolla. Oodi aloittaa oman tapahtumansa markkinoinnin tällä viikolla ja mainitsee myös seuran tapahtuman samalla. Maijansaliin mahtuu 180 henkeä istumapaikoille, minkä lisäksi Oodi aukaisee Maijansalin seinät niin, että aulaankin mahtuu seisomaan. Tämä ei vaikuta akustiikkaan. Maijansalin backstage on esiintyjien ja järjestäjien käytössä. Tilaa on 10 hengelle, tilassa on wc ja keittiötila. Päätettiin, että seura kustantaa pientä purtavaa ja juotavaa esiintyjille (max. 100 euroa). Päätettiin, että kauempaa tuleville esiintyjille korvataan matkakustannukset julkisilla kulkuvälineillä lippuja tai kuitteja vastaan tai omalla autolla joukkoliikenteen hintojen mukaisesti. Parkkikuluja ei makseta. Päätettiin myös, että kullekin esiintyjälle lahjoitetaan juhlavuosikangasmerkki.

Oodi ei pysty auttamaan striimauksessa, mutta Niennan kautta on tulossa media-alan opiskelijoita, jotka kahvipalkalla hoitavat Facebook-striimin ja tuovat laitteet mukanaan. Myös heille korvataan matkakulut ja annetaan kangasmerkit. Esiintyjiltä pitää vielä kysyä, keiden esiintymiset voi striimata. Edellisenä päivänä Oodin omassa tapahtumassa on klo 18–19 seuran paneelikeskustelu, minkä jälkeen testataan laitteet seminaaria varten.

Oodissa ei saa myydä myyntitavaroita. Ilmaiseksi saa jakaa esimerkiksi flaijereita. Seuran sivuille aiotaan laittaa seminaarin ohjelma, johon voi laittaa myös seuran mainoksen.

Liisa Kujala tekee seminaarista lehdistötiedotteen. Olli voi kommentoida median mahdollisiin kysymyksiin seurasta.

9. Muut esille tulevat asiat

Spefi-järjestöjen Suomenlinna-piknik järjestetään la 2.7.2022.

Keskusteltiin Finnconista (pe 8.7.–su 10.7.) ja myyntitavaroista. Vaihtoehtoina on ottaa myyntipöytä tai sitten pitää miitti ja myydä sen aikana myyntitavaroita. Ei ole vielä tietoa, paljonko pöytä maksaa.

Muiden myyntitavaroiden lisäksi myös paitoja on hajakokoja ja badgeja on myös laatikollinen. Myyntitavaroiksi ehdotettiin magneetteja, kangaskasseja, tuubihuiveja ja kangasmaskeja (Sauronin suulla tai örkkihampailla), sukkia, hammasharjoja, pyyhkeitä, peflettejä, pipoja ja juomapulloja. Kevätmiitissä voisi tehdä gallupia siitä, minkälaisia myyntitavaroita miittaajat toivovat.

Keskusteltiin syömään menosta Oodin tapahtumassa olevan seuran paneelin jälkeen esimerkiksi Kaislaan.

Yhdistyksemme tiliote on nykyään sähköinen, mikä säästää merkittävän määrän rahaa.

Seuraava kokous pidetään kevätmiitissä lauantaina 9.4. klo 14.

10. Kokouksen päätös

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.30.